Summary
利用者のアクセスを止める作業と、購入済みの席を減らす作業は別です。HubSpotとmonday.comの減席は更新に向けて予約し、AsanaのSubscriber Termsでは更新時の減席に30日以上前の書面通知が必要です。退職者の無効化はすぐ行う意味がありますが、その場で料金が下がるとは限りません。
アクセスを整理し、更新時の変更確認まで進める
席は、サービスを使うために購入する利用枠です。誰にも割り当てていなくても、契約に残れば費用がかかります。利用者を外す前に、その人が持つ記録や担当業務、自動化の設定を確認し、引き継ぐ人を決めます。アクセスの整理後に、請求画面で契約上の席数を変更します。
| サービス | 必要な作業 | 費用が変わる時期 |
|---|---|---|
| HubSpot | 割り当て解除後に「Remove unassigned seats」。契約の最低席数は下回れません。 | 当期の請求は変更なし。Auto-Renewal欄で次の期間の変更を確認。 |
| monday.com | 有効ユーザーを減席後の人数以下にし、請求画面の「Change team size」で予約。 | 月払は次の月次更新、年払は次の年次更新。無効化だけでは減席されません。 |
| Asana | 4.2では期間終了の30日以上前に書面通知。アプリ内通知・メールも認めています。 | 更新日。自社の注文と購入経路に適用される条件を確認。 |
スマートフォンでは表を横にスクロールできます。
出典：HubSpot, monday.com, Asana 4.2.
一人減っても、購入単位が変わらなければ同じ金額
monday.comの有料プランは最低3席で、その後はまとめた単位で購入します。5席・10席の選択肢なら、利用者が10人から9人になっても購入は10席のまま。5人まで減れば5席への変更を検討できます。Asanaは2・3・4・5席を個別に買え、30席まではその後5席刻みです。退職者数に料金表の単価を掛ける前に、実際に選べる席数を確認します。
仮に1席月10ドルなら、10席の年払は10×10×12＝税別1,200ドルの前払いです。5席で更新すれば600ドルになり、差額は600ドル。10席のままなら減額はゼロです。これは席料金だけの計算例で、現在のmonday.com価格ではありません。実際の見積もりにはAIクレジットなど必要な費用も入れます。
最終利用日は、本人に確認するきっかけにする
HubSpotの自動無効化は90日を超えて利用していない人を抽出し、通知後、月末にも利用がない人を無効化します。スーパー管理者は、時々使う人を対象外にできます。四半期のレポートを読む人にはアクセスが必要かもしれません。一方、退職者のアクセスを更新日まで残す理由もありません。日付だけで一律に判断せず、用途と在籍を確認します。
年契約の棚卸しは、社内の予定として更新日の45〜60日前に始めると進めやすくなります。これは各社の締切ではありません。有料機能を使う人、必要人数を収める最小の購入単位、通知期限、請求画面の反映日を記録します。受理の記録を残し、更新後の請求書まで確認します。最低席数に達しているなら、無料プランの比較も使い、下位プランで仕事が成立するかを検討します。
出典
2026年10月10日確認：HubSpot seat assignment and renewal, HubSpot inactive users, monday.com downgrades, monday.com seat blocks, Asana 4.2, Asana seats.
このページで変わったこと
- 記述の訂正2026.10.11 未使用席の削減 — 記事の改訂
アクセス停止と即時の費用削減を混同し、monday.comの按分返金も説明していた。 → アクセス・購入枠・更新時の減席を区別し、HubSpotとmonday.comの反映時期を訂正した。
2026年10月10日確認の公式根拠による当サイトの改訂。計算例の仮定は実測結果ではありません。 - 主張の削除2026.09.06 解約とダウングレード — もっとも多く払う会社についての記述
②で止めている会社がいちばん多く払っています。 → 削除。代わりに請求・無効化・更新日を社ごとに示した
根拠となる調査を示せなかった。
当サイトの変更はすべて変更履歴にまとめています。