Summary
依頼をフォームで受け付けてタスクにし、ルールで担当者を決めて締め切り前に知らせる、という基本の流れはStarterでそろいます。Starterの自動化は件数に上限がありません。回答によって次の質問を出し分ける分岐付きのフォーム、承認と校正の機能、Salesforceの商談をきっかけにした自動化が必要なら、Advancedを選ぶことになります。
制作依頼1件の流れで見ると
社内の制作チームが、各部署からチラシやバナーの依頼を受けている場面で考えます。
- 依頼者はフォームに、用途、サイズ、締め切りを入力し、原稿のPDFや画像を添付して送信します。フォームは社内の人だけに公開することも、URLを知っている人なら誰でも回答できるようにすることもでき、社外向けのWebページに埋め込むこともできます。
- 送信された回答は、フォームをつないだプロジェクトに1件のタスクとして入ります。添付ファイルもそのタスクに付き、依頼者は自動でそのタスクのコラボレーター（更新の通知を受ける人）になります。
- ルールが、フォーム送信をきっかけに担当者を割り当てます。締め切りが近づいたら、または過ぎたら、担当者にリマインダーを送ることもできます。
- その後の進み具合は、コラボレーターになった依頼者にも伝わるので、「あの件どうなった？」という問い合わせが減ります。
ここまでの機能はすべてStarterに含まれます。
ルールで何ができるか
ルールは「きっかけ（トリガー）」と「処理（アクション）」の組み合わせで作ります。締め切りが近づいたらタスクを別のセクションへ移す、承認を依頼する、別のプロジェクトにも追加する、といった処理のほか、SlackやGmailで通知する、プロジェクトにタスクが追加されたらMicrosoft Outlookに予定を作る、タスクの前の作業が終わったらJiraに課題を起票する、といった外部サービスへの処理も組めます。ゼロから作らなくても、Asanaが用意したルールの見本から選ぶこともできます。
AIに依頼内容を読ませて分類や振り分けをさせたい場合は、ルールではなくAI Studioを使います。こちらはプランごとの月間クレジットの範囲で動きます。
Advancedが必要になる3つの場面
- フォームの分岐：「印刷物」を選んだ人にだけ部数と紙の種類を聞く、といった出し分けはAdvancedの機能です。
- 承認と校正：上長の承認をタスクの手順として残す機能と、制作物の校正の機能もAdvancedからです。
- Salesforceとの連携：商談が受注になったらAsanaに導入準備のタスクを作る、といったSalesforceをきっかけにする自動化は、Advanced、Enterprise、Enterprise+で使えます。
うまく回った流れは、プロジェクトやタスクごと1クリックでテンプレートにして再利用できます。Asanaが最初から用意しているテンプレートも80種類あります。
Starterの自動化が「無制限」でも、monday.comやHubSpotは上限の数え方が違います。各社の上限と、契約前に月の実行回数を見積もる手順は別の記事にまとめています。
出典
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